• Admissão
  • Indústria
  • Saúde
  • Tecnologia
  • Varejo

Processo de admissão de funcionários: saiba como melhorá-lo

Matheus Lambertucci Cardoso
  • 3 de abril de 2020
  • 7 min de leitura

O processo de admissão de funcionários apresenta alguns desafios. Afinal, procurar uma pessoa qualificada para contratar não é uma tarefa fácil, muito menos rápida, não é mesmo?

Além de filtrar os candidatos que não atendam à todas as exigências da empresa, outras medidas devem ser tomadas, dependendo do cargo, e tudo isso exige agilidade para não afetar o desempenho dos negócios.

Assim, é cada vez mais importante buscar novas ferramentas que possam desburocratizar processos, dar agilidade e otimizar recursos. Afinal, as empresas perdem muito com burocracia. 

Pensando nisso, trouxemos dicas de estratégias organizacionais para facilitar o processo de admissão de funcionários. Confira no texto!

O que é admissão de funcionários? 

A admissão de funcionários nada mais é do que uma autorização para que alguém trabalhe em uma companhia. Para tanto, é preciso formalizar esse processo e seguir a lei regida pela CLT (Consolidação de Leis Trabalhistas). Ela estabelece os direitos e os deveres das duas partes, ou seja, da empresa e do empregado. 

Fácil entender o que é admissão de funcionários, não? Para saber, agora, em que se baseia a política de admissão de funcionários, basta conferir o passo a passo a seguir. 

O que se preocupar em um processo de admissão de funcionários? Confira um passo a passo!

Conheça agora o passo a passo da política de admissão de funcionários. 

1. Decida qual será o tipo de contrato 

Um processo de admissão de funcionários pode acontecer por meio de dois contratos. São eles: 

  • Contrato de experiência: que corresponde ao período em que o colaborador ficará em experiência, que pode ser de 45 dias e ser prorrogado, resultando, em 90 dias. Depois desse período, é preciso realizar um contrato de trabalho;
  • Contrato de trabalho: nesse documento, a companhia empregadora deve fazer as anotações na CLT em até 48 horas. 

2. Faça o registro no PIS

O próximo passo é preciso verificar se o colaborador possui ou não um número do Programa de Integração Social (PIS). Essa etapa é importante porque o PIS é fundamental para financiar o pagamento do abono salarial e do seguro-desemprego.

Caso ele ainda não possua esse número, será preciso criar um para ele. Neste contexto, vale destacar que esse registro deve ser realizado pela empresa, não pelo empregado. Para tanto, um responsável do RH deve cadastrar o PIS em uma agência da Caixa Econômica Federal. 

o que é admissão de funcionários

Crédito: Freepik

3. Peça os documentos para admissão de funcionários

Pedir os documentos para admissão de funcionários é a próxima etapa. Sendo assim, é preciso solicitar a seguinte lista:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CLT) — original e uma cópia;
  • Registro profissional;
  • Cópia do RG;
  • Cópia do CPF;
  • PIS; 
  • Título de eleitor com os comprovantes das três últimas eleições;
  • Certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  • Comprovante de residência;
  • Certidão de nascimento ou de casamento;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Cópia de certidão de nascimento ou RG de filhos de até 21 anos;
  • Cópia do CPF de dependentes maiores de 12 anos;
  • Cartão de vacinação dos filhos com menos de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos com uma idade superior a essa (no caso de salário-família);
  • CNH (se a atividade demandar o uso de veículos);
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade.

Além disso, a empresa precisa encaminhar o futuro colaborador para a abertura de conta-salário no banco e também para que ele realize os exames admissionais. 

Como realizar um processo de admissão de funcionários com sucesso? 

Confira agora algumas dicas fundamentais que irão agilizar e desburocratizar esse processo de admissão de funcionários. 

1. Invista em um processo de recrutamento e seleção

Você sabe o que é um fluxograma de recrutamento e seleção? Esse simples diagrama pode ajudar muito quanto aos trâmites administrativos do processo seletivo!

Esse documento será o seu guia durante o processo de recrutamento e seleção. Além de apontar quais candidatos se encaixam melhor no perfil que se está procurando, o fluxograma contribui com uma melhor visualização e comparação dos prospectos.

Quanto mais assertivo for seu processo, mais tempo e dinheiro sua empresa poupará.

2. Escolha um tipo de recrutamento

Entre os tipos de recrutamento mais utilizados por pequenas, médias e grandes empresas estão: recrutamento interno, externo, misto ou online.

Algumas organizações priorizam inicialmente o recrutamento interno por disporem de um plano de carreira e de planejamento de recursos humanos. Mas nem todos os casos existem candidatos aptos para o cargo a ser ocupado.

Nesse cenário, é necessário partir para a captura externa. Nessa etapa, devem ocorrer dinâmicas, entrevistas e avaliações para conhecer melhor os prospectos, avaliando as competências, características pessoais, carreira e diversos outros aspectos do profissional.

Importante considerar que para uma seleção mais assertiva é aconselhável utilizar sempre mais de uma ferramenta, sendo a entrevista indispensável, pois é nela que você conseguirá perceber o candidato de uma forma mais global.

3. Use um software de RH na empresa

Utilizar um software permite que a empresa centralize a forma de anunciar as vagas e de receber os currículos. Por meio dele, é possível desburocratizar vários processos, como o de recebimento e análise de currículos. 

Isso porque essa ferramenta agiliza essa questão, reduzindo o tempo gasto em relação a tarefas operacionais, como triagem de CVs e candidatos. 

Uma forma simples de introduzir um banco de dados é adicionar um formulário na página da empresa — em redes sociais ou no próprio site. A partir dessas informações, é possível alimentar uma planilha com os dados dos possíveis candidatos para as vagas disponibilizadas.

4. Invista na integração do profissional

Apesar de o processo de admissão de novos colaboradores ser fundamental para a área de RH, a preocupação não deve parar na contratação. Hoje, um dos principais desafios das organizações está relacionado com a motivação de seus profissionais. Nesse sentido, é preciso buscar por alternativas que possam integrar o novo funcionário à rotina da empresa, permitindo com que ele se sinta mais motivado com a nova realidade.

Quem é contratado, por exemplo, cria muitas expectativas ao longo de todo o processo: quais são as principais áreas do negócio, como é a rotina da empresa, quais são as atividades de diferentes setores, entre outros pontos.

A equipe que o recebe também cria expectativas, uma vez que os profissionais terão diferentes papéis para o monitoramento e o treinamento da pessoa que chega.

Entre os principais benefícios do onboarding nas empresas, destacamos:

  • definir de forma mais precisa os objetivos do novo profissional;
  • integrá-lo com a equipe e com diferentes áreas da organização;
  • retenção de talentos;
  • redução de turnover;
  • promoção de capacitação logo no período inicial; entre outros.

5. Transmita a cultura da empresa

Apesar de a maioria das empresas que já têm uma cultura implementada utilizá-la em todo o processo de recrutamento e seleção, é importante ainda transmiti-la logo nos primeiros dias do novo colaborador. Assim, ele tem a possibilidade de conhecer o manual de políticas do negócio e as normas internas, tirando dúvidas sobre o que é permitido, qual é o horário de funcionamento do escritório, além de ficar por dentro de algumas regras simples (boas práticas do uso da geladeira, por exemplo).

Outro ponto que merece atenção é sobre a apresentação do organograma. Apresente as principais áreas, seus componentes, bem como as lideranças de cada uma delas.

6. Confira os demais passos para a admissão dos profissionais

Existem ainda outras providências que devem ser tomadas no momento da admissão dos profissionais. Ter o entendimento de todas essas etapas contribuirá para que as principais normas da legislação sejam seguidas de forma coerente, além de permitir com que o novo profissional entenda quais são as atividades a serem feitas em seu primeiro dia.

Entre os pontos de atenção, destacamos:

  • deixar o colaborador ciente da data do exame admissional e explicar quais são os procedimentos para que ele seja realizado;
  • verificar se há necessidade de o colaborador assinar outros termos, como a solicitação de vale-transporte ou vale-refeição;
  • atualizar todos os registros internos, incluindo o novo profissional, além de realizar o controle de ponto do colaborador;
  • certificar de que toda a documentação foi entregue e que não há mais pendências relacionadas àquele profissional.

Como deve ser a finalização do processo de admissão de funcionário

Muitas empresas acreditam que, após escolher o candidato e avisá-lo sobre a sua contratação, o processo estará finalizado.

Pelo contrário, é ético e humano avisar os outros candidatos que não foram contratados. Isso porque, por meio do feedback, o candidato poderá saber os motivos pelos quais não foi escolhido pela empresa. 

Isso mostra a seriedade do recrutamento e fortalece sua imagem como um bom employer branding — marca empregadora — que é a reputação da empresa perante o mundo corporativo.

Como esses processos podem ajudar na redução de custos?

Por meio de uma boa estratégia, o RH pode fazer uma melhor captação e avaliação de candidatos, verificando as experiências do profissional e, assim, pode avaliar se o perfil está alinhado com o cargo.

Isso é bastante relevante, pois quanto mais precisa for a abordagem na hora da identificação das verdadeiras necessidades da empresa, melhores serão os resultados da empresa em médio, curto e longo prazo. 

Desse modo, além da diminuição na margem de erro na hora da contratação, os custos também são reduzidos. 

Assim, ótimos profissionais serão contratados, equipes de alta performance serão construídas e todo o empreendimento será beneficiado.

Como otimizar o processo de admissão de funcionários?

O software Acesso RH aperfeiçoa a contratação de colaboradores por desburocratizar os processos e otimizar o tempo.  Entenda seus principais recursos!

Envio de documentação

Sem um processo de envio de documentação automatizado, a área de Recursos Humanos, muitas vezes, pode deixar de investir em áreas mais estratégicas que possibilitarão o crescimento da empresa como um todo. Nesse sentido, por meio de ferramentas propícias para trazer ganhos nesse sentido, o candidato receberá um e-mail e também um SMS que auxilia no envio de dados e também de seus documentos por qualquer dispositivo. Todas as informações enviadas são analisadas, o que evita divergências durante o processo.

Suporte ao candidato

É natural que o candidato tenha dúvidas durante todo o processo. São aspectos burocráticos que merecem atenção por parte do novo profissional de sua empresa, fato que o leva a entrar em contato muitas vezes com a sua equipe. No entanto, essa etapa também pode ser facilitada com o uso de algumas soluções, uma vez que há o uso do chatbot para o contato com o profissional.

Além disso, é enviado à pessoa o agendamento ASO, bem como a carta para abertura da conta bancária.

Acompanhamento em tempo real

Apesar de as etapas serem automatizadas, não se preocupe. A sua equipe terá a oportunidade de acompanhar em tempo real todas as etapas do processo diretamente da plataforma.

Assinatura digital

Hoje, o uso da assinatura digital tem ganhado cada vez mais destaque entre as empresas dos mais diversos segmentos. Além de ser prático, traz também a segurança para evitar qualquer tipo de fraude, adulteração ou falsificação dos documentos. Na plataforma, o candidato assina eletronicamente todos os documentos relacionados à sua admissão, o que permite os ganhos apresentados.

Integração

O ACessoRH ainda é integrado com qualquer sistema a partir da API, uma vez que é utilizada pelos principais players do mercado.

Neste conteúdo, você pôde entender mais informações sobre o processo de admissão, como automatizá-lo, além de conferir dicas de como algumas ferramentas contribuem nesse sentido. O ideal é entender as suas particularidades, buscar por soluções que melhor atendem nesse sentido, além de contar com o apoio de profissionais qualificados que contribuirão para a implantação dessa tecnologia.

Para saber como funciona essa plataforma revolucionária, não deixe de conferir o vídeo abaixo!  

Agora que você já sabe como deve acontecer a política de admissão de funcionários e descobriu que esse processo pode ser bastante melhorado e desburocratizado com o Acesso RH, que tal fazer um teste? Para isso, basta clicar neste link

Crédito da foto de capa: Freepik 

Artigos relacionados