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O que é Kanban: conheça suas vantagens e como aplicar

Camila Silva
  • 3 de dezembro de 2020
  • 5 min de leitura

Você sabe o que é Kanban? Em uma empresa, é fundamental buscar estratégias que contribuam para a maior produtividade das equipes e para uma melhor visualização das tarefas por parte dos colaboradores. Nesse sentido, o Kanban se destaca. Afinal, trata-se de um sistema de controle e fluxo de produção das organizações, no qual se utiliza cartões coloridos para entender qual é o estágio de determinada tarefa em um projeto.

Se você tem dúvidas sobre o tema, não se preocupe! Elaboramos este material para que você confira as principais informações, as vantagens do método, além de dicas de como implementá-lo. Boa leitura!

O que é kanban?

Conforme explicado, Kanban é uma metodologia que permite acompanhar de forma visual o fluxo de atividades em uma empresa. Por meio de pequenos cartões coloridos, os profissionais terão a possibilidade de deslocar as tarefas de acordo com o seu estágio, possibilitando que toda a equipe tenha uma ampla visualização sobre o andamento das demandas.

Justamente por isso, também é conhecido como método de gestão visual. Sua ideia é bastante simples, uma vez que os profissionais utilizam produtos comuns de escritório (post-its) para que possam executá-lo. Mas como ele surgiu?

A origem do Kanban

Sua origem foi observada na indústria, mais precisamente no controle de estoque. Tenha em mente a seguinte lógica: se uma empresa conta com muitos itens em seu estoque, significa que determinados produtos que eram para ser vendidos, não estão. Do contrário, se há uma falta de itens em estoque, é um sinal de que a indústria não está conseguindo suprir a demanda que os clientes necessitam.

Por essa razão, a Toyota, fabricante de automóveis, desenvolveu esse método na década de 1940. Seu objetivo era justamente o de promover o controle de estoque de modo que os produtos não excedessem e nem faltassem.

Apesar de ter surgido nesse tipo de segmento, hoje o método é adotado por empresas de diferentes nichos, em grande parte das áreas internas.

Como funciona o Kanban?

Agora que você já sabe o que é Kanban, vamos entender como esse método funciona.

Cartão

O cartão é a menor parte do Kanban. São os famosos post-its, tão encontrados em qualquer mesa de escritório. Nele, colaboradores vão colocar quais são as suas principais tarefas do projeto. Vamos aplicar na realidade do RH: em um processo de recrutamento e seleção, um cartão desses poderia ser “realizar hunting com os candidatos ideais para a vaga”.

Novamente, destacamos como diferencial da metodologia o fato de que o Kanban é extremamente visual. Nesse sentido, as cores podem variar de acordo com o seu objetivo, a escolha da equipe:

  • responsável pelas tarefas;
  • grau de prioridade;
  • tipo de tarefa; entre outros.

Colunas

As colunas vão representar o status dos cartões, ou seja, das tarefas. De modo geral, são três colunas diferentes: a fazer, em execução e feito. No entanto, como cada equipe conta com suas particularidades, há a possibilidade de variar de acordo com as necessidades do time.

Nesse sentido, à medida que as tarefas forem executadas, existe a necessidade de mover os cartões em cada coluna. Dessa forma, qualquer pessoa da área ou de outros setores terá a possibilidade de verificar o que é prioridade, o que é executado e quais são aquelas demandas já concluídas.

Quadro

Cartões são as tarefas, colunas são os status. Para que todos possam visualizar, eles são dispostos em um quadro. Sendo assim, cada quadro é um kanban. Uma mesma equipe, por exemplo, tem a possibilidade de trabalhar com vários quadros de uma vez, a depender das tarefas em andamento.

Quais os benefícios de utilizar o método Kanban?

Chegou o momento de entendermos sobre os principais benefícios de utilizar o Kanban em uma empresa. Confira!

Evita que colaboradores fiquem ociosos

Hoje, um dos grandes desafios para as empresas é aumentar a produtividade de sua equipe sem afetar a qualidade das entregas. Nesse sentido, existe a necessidade de buscar por alternativas que evitem que os profissionais fiquem ociosos e busquem por estratégias eficazes para entregas de maior qualidade.

Sendo assim, ao utilizar o Kanban, certamente esse é um risco que reduz consideravelmente. Afinal, os profissionais terão a sua disposição um quadro de tarefas, com oportunidade de visualizar quais são as demandas a serem resolvidas, quais são aquelas que devem se iniciar nos próximos dias, além de entender a quantidade de funções que estão sob sua responsabilidade.

Consequentemente, isso aumenta o senso de pertencimento por parte do colaborador, trazendo para si o dever de cumprir com aqueles exercícios para que dê o check no mural.

Reduz o tempo gasto na execução dos projetos

Consequentemente, vai reduzir o tempo gasto na execução de projetos. Contar com prazos e responsáveis pré-estabelecidos é um dos principais objetivos do Kanban. Além disso, essas demandas ficam visíveis para todas as pessoas do time (ou até mesmo da empresa).

Nesse sentido, profissionais são estimulados a concluírem suas atividades de forma mais rápida, o que aumenta a sua produtividade. Empresas que adotam o Kanban percebem, por exemplo, que todos os prazos são concluídos de acordo com o estabelecido. Em alguns casos, são finalizados até mesmo em um período bem anterior.

Outro ponto importante: o Kanban conta com três colunas, certo? Com uma melhor visualização por parte dos colaboradores, as chances de que alguma das sequências seja alterada reduzem, além de ter um foco maior no que de fato é prioridade.

É simples de ser aplicado

Muitas vezes, as empresas e times se mostram resistentes em adotar algum tipo de metodologia pela sua dificuldade de aplicação. No entanto, não existe esse “porém” quando nos referimos ao Kanban. Afinal, o investimento é baixo, os materiais são encontrados em qualquer escritório, além de a sua execução ser bastante simples no dia a dia das equipes.

Transformar essa cultura dentro da equipe também não será uma tarefa difícil: naturalmente, as pessoas perceberão as facilidades trazidas pelo método, o que tornará a sua utilização de algo rotineiro.

Elimina atividades que não agregam valor

Ao ter a possibilidade de ver as tarefas o tempo todo e o status de execução, consequentemente vai gerar na equipe um foco maior naquilo que realmente traz resultados. Dessa forma, atividdes que não agregam valor são eliminadas, o que contribui para resultados mais efetivos.

Como aplicar o Kanban?

Por fim, vamos entender um pouco mais como aplicar o Kanban. Confira as principais dicas que selecionamos!

Mapeie o fluxo de trabalho atual

A primeira delas é a necessidade de mapear o fluxo de trabalho atual de todos os envolvidos dentro de um time. Como o Kanban vai proporcionar a fácil visualização das demandas, é preciso entender quais são essas tarefas.

No entanto, não se preocupe. Essa é uma metodologia muito flexível. Se, ao longo do projeto, o time identificar que existem tarefas que devem ser acrescentadas, basta colocar no quadro. É natural ter mudanças no fluxo sempre que houver a necessidade: afinal, a gestão das tarefas fica a cargo do time, de acordo com as particularidades envolvidas.

Reúna a equipe

Como qualquer estratégia, é preciso que haja adesão por parte da equipe. A partir do momento que realizou a distribuição das tarefas conforme é o projeto em questão, chegou o momento de apresentar esse fluxo para o time.

Em um primeiro momento, o ideal é que explique de forma detalhada sobre a metodologia: o que é, quando surgiu e os principais benefícios. Além disso, explique quais são as boas práticas, de modo que todos se sintam envolvidos para usufruir dos ganhos que o Kanban traz.

Mensure continuamente

Toda ação adotada em uma empresa precisa ser mensurada para que os profissionais verifiquem pontos que podem ser aperfeiçoados. Com o Kanban, isso se torna muito mais fácil. Por essa razão, o método deve ser utilizado não apenas para verificar o andamento do fluxo de trabalho, como também para entender sobre os prazos estabelecidos, sobre o que vem dando certo em cada projeto e o que precisa ser melhorado.

Consequentemente, a equipe perceberá essas melhorias a partir dos resultados da empresa, que serão naturalmente mais efetivos.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é Kanban, como funciona e como aplicar em uma empresa. Conforme abordado, é essencial buscar por ações que possibilitem melhorias nos fluxos de atividades. Dessa forma, vai melhorar a produtividade do time e ainda contribuir para uma maior motivação de toda a equipe.

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