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Gerenciamento de tempo: o que é e como ter uma rotina mais eficiente e proveitosa

Camila Silva
  • 21 de julho de 2020
  • 6 min de leitura

Com o objetivo de que a empresa possa alcançar os resultados pré-estabelecidos em seu planejamento estratégico, existe a necessidade de buscar por alternativas viáveis que aumentem a produtividade de seus colaboradores e possam contribuir para que as suas demandas sejam mais estratégicas e menos operacionais. Nesse sentido, entender sobre a importância do gerenciamento de tempo e também sobre práticas a serem aplicadas no dia a dia trarão ganhos nesse sentido, inclusive na área de RH.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você confira a importância de gerenciar as demandas de sua equipe de forma eficaz, quais ações podem ser aplicadas na rotina, além de entender como a automatização vai possibilitar uma gestão de tempo mais positiva. Continue a leitura e saiba mais!

O gerenciamento de tempo em uma equipe

O gerenciamento de tempo em uma equipe refere-se a um conjunto de estratégias que permitem organizar e planejar como é possível destinar o seu dia para as atividades a serem cumpridas. Dessa forma, existe a necessidade de entender quais são as prioridades do time, quais são as tarefas que mais demandam esforço dos profissionais, além de verificar como aqueles exercícios podem ser efetuados com maior efetividade.

Para que essa etapa seja cumprida com êxito, algumas regras precisam ser seguidas. Entre elas, saber identificar qual é o horário certo para efetuar a demanda mais indicada, conhecer o que é essencial ser concluído em um prazo menor, além de alinhar toda a área dentro dessa proposta.

As vantagens do gerenciamento de tempo

As vantagens de adotar estratégias que contribuem nesse sentido são muitas. A seguir, selecionamos as principais.

Menos estresse para toda a equipe

Equipe estressada tende a trazer um clima organizacional ruim. Como consequência direta, a taxa de turnover é elevada (rotatividade), além de perder continuamente o seu capital intelectual e gerar custos para o negócio — é preciso sempre ter em mente que demissão e contratação de colaboradores traz gastos, o que pode impactar o crescimento saudável da organização.

Mais tarefas executadas

Equipe que está por dentro de suas demandas tende a ser mais produtiva, o que permite mais tarefas executadas em um curto espaço de tempo. Entre as vantagens de um quadro de profissionais alinhado, destaca-se :

  • menos usos de recursos para uma mesma demanda;
  • redução dos custos de produção;
  • elaboração de diferencial competitivo;
  • maior satisfação dos profissionais;
  • expansão da área de atuação no mercado.

Além disso, reduz os riscos de aparecerem situações inesperadas durante a rotina. Com um gerenciamento de tempo eficaz, naturalmente os profissionais terão a ciência de quais são as atividades a serem executadas, o que aumenta as possibilidades de as demandas serem entregues dentro do prazo.

Menor retrabalho

O retrabalho nas empresas, independentemente do setor, gera problemas para o negócio como um todo. Redução das vendas, a exposição da organização a riscos e prejuízos para a imagem do negócio são apenas alguns deles, o que traz a insatisfação de seu público. Por meio da gestão de tempo, colaboradores executarão as suas demandas com maior atenção, o que reduz esses riscos dentro do negócio.

Mais oportunidades de negócio

Devido a todos esses diferenciais observados, consequentemente há mais oportunidades de negócio para a empresa, uma vez que o atendimento será de maior qualidade e o foco dos colaboradores será na estratégia da empresa. Assim, há expectativas de trazer melhorias para os produtos e serviços oferecidos, aumentando o alcance de sua marca e contribuindo para uma maior satisfação de seus clientes.

As dicas para o gerenciamento de tempo em sua empresa

Agora que você já conhece as vantagens de contar com um bom gerenciamento de tempo no negócio, chegou o momento de explicarmos como implementar estratégias que contribuem nesse sentido. Veja!

Utilize ferramentas de gestão

Entre os principais gargalos de um time, o acúmulo de demandas e a dificuldade de priorizar atividades são considerados os mais desafiadores. Como forma de combater um desses vilões, criar uma lista de tarefas que permitirá uma melhor visualização de toda equipe sobre os seus atributos contribuirá significativamente para que os colaboradores possam aprimorar a sua rotina de acordo com o esperado.

Para isso, utilize ferramentas de gestão que serão benéficas para o time. A seguir, selecionamos algumas delas.

Evernote

O Evernote é uma ferramenta utilizada pelas pessoas que permite fazer anotações distintas em suas rotinas. Ideal para empresas que trabalham continuamente com informações, necessitando catalogá-las de forma organizada para consulta diária. Além disso, há a possibilidade de elaborar clipping se houver a necessidade de armazenar artigos, textos e outros tipos de conteúdos.

Wunderlist

Dedicado especialmente para empresas cujas tarefas têm um volume elevado, o Wunderlist permite uma melhor visualização das demandas de forma prática e personalizável. Por meio dele, há a possibilidade de criar lembretes, além de notificar os profissionais quando o prazo de alguma atividade estiver prestes a vencer.

Google Agenda

O Google Agenda é o “calendário” oficial do Google, no qual traz grandes benefícios para o negócio. Por meio dele, a equipe pode criar eventos compartilhados para reuniões presenciais e remotas, além de conseguir visualizar como está a agenda de outros colegas antes de marcar alguma conversa ou de delegar tarefas.

Além disso, permite a sincronização com o Gmail, notificando sempre que houver alguma atividade e conta com uma visualização personalizada com cores distintas para uma melhor organização. Há, ainda, a lista de tarefas paralelas aos eventos. Exemplo: você consegue visualizar se já marcou algum compromisso no horário agendado.

O acesso é facilitado, o que proporciona mais produtividade para a sua equipe pelo fato de o aplicativo estar sempre disponível em qualquer lugar.

Capacite a sua equipe para uma melhor organização do tempo

Promover treinamentos que contribuam para que a sua equipe possa controlar o tempo de forma mais efetiva é outra estratégia a ser adotada. Muitas vezes, o acúmulo de demandas e atividades é ocasionado por falta de gerenciamento próprio, que pode ser facilmente resolvido com algumas técnicas.

O Pomodoro, por exemplo, é uma estratégia que sugere uma pausa de 5 minutos a cada 25 minutos de trabalho. Entre as vantagens de adotá-la, destaca-se o aumento da responsabilidade, as melhorias no planejamento semanal e trimestral, a motivação constante, além de um foco maior no processo durante todo o tempo.

Os profissionais devem ainda ser orientados de como diminuir as distrações, além de conseguirem fazer de forma proativa o planejamento de sua semana e a revisão das demandas.

Defina metas coletivas e individuais

Contar com metas coletivas e individuais contribuirá para uma melhor organização de toda a equipe, uma vez que cada um entenderá o que a gestão espera de seu desempenho com o objetivo de programar a sua rotina para atingir as expectativas.

Para isso, alguns passos devem ser seguidos. Inicialmente, é necessário analisar qual é a realidade do negócio e de cada equipe, como forma de definir os objetivos de acordo com as demandas dos profissionais. As metas precisam ser realistas, uma vez que números muito difíceis de serem alcançados vão gerar um efeito contrário, trazendo desmotivação da equipe e queda de produtividade.

Avalie continuamente as conquistas dos profissionais e aperfeiçoe o que for necessário, estando sempre atento ao feedback dos colaboradores. Por meio dessa estratégia, a divisão de tarefas naturalmente será feita com maior precisão, de forma coerente com as áreas, além de possibilitar melhores resultados para o negócio.

Estimule as lideranças

As lideranças devem ser estimuladas a explorarem as competências e habilidades de cada um, como forma de trazer os diferenciais dos colaboradores para permitir o crescimento de toda a equipe. Além disso, o feedback é uma ferramenta que contribuirá para a melhoria da gestão de pessoas e de equipes, um monitoramento do processo de desenvolvimento, além de trazer possibilidades para delegar com maior controle as atividades. Tudo isso trará consequências diretas para o gerenciamento de tempo, que será mais eficaz.

Empresas que se preocupam com essa questão adquirem um diferencial competitivo, além de aumentarem o engajamento de seus profissionais. Entre as vantagens, destaca-se a retenção de talentos, a redução do índice de turnover, melhoria do clima organizacional e a credibilidade do negócio mais elevada.

Desburocratize tarefas

Entender os gargalos presentes no dia a dia também permitem um melhor gerenciamento de tempo da equipe. Há atividades, por exemplo, que demandam processos dos profissionais devido à burocracia existente. Nesse sentido, a empresa precisa reduzir regras que prejudicam o andamento e o fluxo de trabalho, o que vai proporcionar a antecipação dos resultados e também o uso dos recursos humanos de forma mais estratégica.

Acompanhe continuamente

Outro ponto importante a ser seguido pelas lideranças é o acompanhamento constante de seus colaboradores. Existe a necessidade de entender como cada profissional se comporta em relação às metas, quais são os desafios e dificuldades de cada um, além de direcionar os esforços da gestão focando especialmente nos resultados mais atrativos.

One-on-one (encontros periódicos entre o liderado e seu gestor para expor a sua rotina), permitirá um melhor direcionamento dos profissionais, vai antecipar e solucionar problemas, além de trazer a melhoria contínua dos times com foco no desenvolvimento.

Automatize processos

A automatização de processos no RH vai permitir um melhor gerenciamento de tempo de toda a equipe, uma vez que tarefas manuais são facilitadas por meio do uso da tecnologia, o que permite aos colaboradores buscarem continuamente inovação e planos de ação visando melhorias em toda a empresa.

Entre os ganhos dessa estratégia nos Recursos Humanos, destaca-se:

  • facilidade para a gestão de ponto;
  • segurança de dados dos profissionais, desde a sua contratação até informações relacionadas ao dia a dia da empresa;
  • otimização da mão de obra dos colaboradores;
  • padronização de avaliações de desempenho;
  • otimização dos processos de recrutamento e seleção.

Em relação ao último ponto, o envio de documentações e avaliação dos dados dos candidatos contratados poderá ser feito de forma intuitiva, com ferramentas próprias que analisam o que é preciso ser entregue, além de atualizar a equipe quando tudo estiver de acordo com o solicitado.

Neste conteúdo, você pôde conhecer formas de gerenciamento de tempo em uma empresa, além de conferir dicas de como fazer essa gestão eficaz. Para que as ações sejam adotadas de forma efetiva, é preciso entender quais são as necessidades de seu negócio, como a empresa poderá se beneficiar com as estratégias, além de deixar os colaboradores cientes de todas as mudanças a serem aplicadas. Assim, os ganhos serão observados e os resultados serão mais promissores.

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