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eSocial: o que é e como ele impacta as empresas

Camila Silva
  • 30 de julho de 2020
  • 6 min de leitura

Em uma gestão de Recursos Humanos, existe a necessidade de os profissionais estarem constantemente atualizados não apenas com as tendências do setor, como também na legislação e nas normas trabalhistas. Assim, evita-se problemas com os colaboradores e também pendências judiciais, trazendo ganhos até mesmo para a imagem da empresa. O eSocial, projeto do Governo Federal instituído em dezembro de 2014, é um desses pontos.

Com o objetivo de trazer melhorias nas entregas trabalhistas, é preciso ficar por dentro sobre esse conceito e também sobre os impactos trazidos por ele. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda mais sobre o assunto e saiba como isso influenciará no dia a dia da empresa. Boa leitura!

O que é o eSocial?

Conforme abordado, trata-se de um projeto do Governo Federal instituído a partir do Decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014. Visando simplificar a entrega das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, além de consolidar os bancos de dados e processos, essa ferramenta visa repassar as informações de cada profissional de forma mais eficaz, o que reduz erros e contribui para um relacionamento positivo entre as partes.

Devido à sua complexidade, envolveu diferentes setores do governo, como a Receita Federal do Brasil, o INSS (Instuto Nacional de Seguro Social), a Caixa Econômica, além do Ministério do Trabalho e Emprego. Nesse cenário, uma dúvida comum surgiu entre os gestores e demais profissionais: quem deve aderir ao eSocial?

Todas as empresas ou pessoa física que contratam prestadores de serviços devem realizar o cadastro caso essa negociação esteja voltada para os direitos trabalhistas, previdenciários e tributários. Microempreendedores Individuais, Empresas de Pequeno de Porte e também Microempresas que tenham um funcionário devem enviar as informações nesse novo sistema.

Quais são os impactos do eSocial na rotina do RH?

Agora que você já sabe o que é o eSocial, chegou o momento de explicarmos quais são os impactos positivos que isso traz para a gestão de Recursos Humanos. A seguir, selecionamos os principais pontos. Confira!

O RH e o Departamento Social serão os mais beneficiados pelo eSocial

Em uma rotina empresarial, as áreas de Recursos Humanos e de Departamento Pessoal são as mais afetadas pelas mudanças trazidas com o novo sistema. Afinal, são esses setores que lidam diretamente com as informações de seus profissionais, que preocupam-se com os dados trabalhistas estarem corretos, além de fazerem o processo de admissão e de desligamento de seus colaboradores.

No caso dos Recursos Humanos, existe a necessidade de eles prepararem as documentações de seus profissionais de forma mais ágil, uma vez que existe um prazo a ser cumprido. No caso do Departamento Pessoal, a rotina será substancialmente reduzida, trazendo possibilidades para que a área se reinvente, se torne mais estratégica e também possa contribuir para o crescimento e desenvolvimento da empresa como um todo.

Rotinas reduzidas

Entre as atividades do RH e do DP, as questões burocráticas englobam alguns dos principais desafios dos colaboradores. Afinal, é preciso contar com muita responsabilidade para a gestão de informação do quadro de funcionários, além de cumprir com exigências trabalhistas sempre que necessitar contratar ou desligar seus colaboradores.

Exemplo: ao contratar um profissional no modo anterior, era preciso que essa pessoa se deslocasse continuamente para o negócio, assinasse uma série de documentos e trouxesse itens que eram exigidos pela legislação. Por meio da implantação do eSocial, toda essa rotina será reduzida, uma vez que esses arquivos podem ser assinados de forma eletrônica, assinados e enviados para um mesmo local.

DIRF, RAIS e GFIP são outros exemplos de formulários que precisavam ser preenchidos que serão simplificados a partir desse novo sistema. Ao enviar essas informações para sistemas informatizados, fica a cargo dos órgãos responsáveis verificarem a autenticidade dessas informações.

Erros minimizados

Como a burocracia é consideravelmente reduzida, consequentemente os erros e atrasos são reduzidos, permitindo com que a empresa possa cumprir com as ações estipuladas sem problemas com a legislação.

Além disso, abre margens para que os colaboradores possam ser mais estratégicos em suas funções. Entre as vantagens desse setor ser mais automatizado e menos processual, destaca-se o aprimoramento da comunicação interna, a assimilação da cultura organizacional em todos os níveis, além de contribuir para o engajamento dos colaboradores e para o desenvolvimento de equipes de alta performance.

Quais os sistemas que foram substituídos?

Conforme abordado, o principal objetivo do eSocial é trazer simplificação para os processos de RH e para as atividades consideradas burocráticas. Nesse sentido, alguns sistemas do Governo Social foram substituídos pelo eSocial empresas. Entre eles, destacamos:

  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, que visa controlar admissões e também demissões dos colaboradores por meio do regime CLT;
  • GIFP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
  • CTA — Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • LRE — Livro de Registro de Empregados;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdencário;
  • DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • DIRF — Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
  • QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
  • folha de pagamento;
  • MANAD  — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • GPS — Guia da Previdência Social.

Como se adaptar ao processo?

Nesse sentido, é preciso ficar por dentro de algumas informações sobre como se adaptar ao processo do eSocial. Entenda!

Mantenha completos os cadastros dos colaboradores

O primeiro passo é a necessidade de manter completos os cadastros dos colaboradores. Por essa razão, contar com a tecnologia como aliada é o mais indicado para a equipe, especialmente em processos de admissão e demissão. Dessa forma, a documentação dos colaboradores estarão em dia, sem a necessidade de cobranças constantes para a atualização e sem correr riscos de haver algum tipo de problema pela ausência de dados.

Outro ponto de atenção está relacionado aos dados dos dependentes, que também devem ser conferidos. Assim, as informações são cruzadas de forma eficaz, tendo a oportunidade de usufruir dos ganhos que o eSocial trouxe para a rotina de RH.

Faça um mapeamento de como a sua empresa lida com as leis trabalhistas

Preocupar-se com as leis trabalhistas deve ser uma atenção não apenas para a adequação ao eSocial, como também uma estratégia que evitará problemas para a empresa e até mesmo perdas financeiras (em casos de cobranças judiciais, por exemplo). Nesse sentido, é preciso verificar se existem privilégios para alguns de seus colaboradores, se há equiparação salarial, além de analisar se a remuneração é compatível como CBO.

Entenda, também, como as horas extras vêm sendo tratadas, uma vez que todos esses pontos são alguns dos gargalos que o eSocial identificará. Como os sistemas estarão unificados, existe a possibilidade de outros órgãos identificarem irregularidades, o que traz uma situação embaraçosa para o negócio.

Saiba sobre as mudanças relacionadas com os estagiários

Caso a sua empresa conte com a contratação de estagiários, é preciso entender o que mudou a partir do eSocial. Ao adaptar o seu negócio para as exigências,  é preciso reportar todas as informações relativas a esses profissionais na DIRF, uma vez que é preciso fazer relatórios completos sobre eles e ainda manter um gestor como o responsável direto pelas suas atividades.

Antes, apesar de esse controle já ser exigido por meio de relatórios sobre o que é feito na empresa e também qual é o desenvolvimento do estagiário enquanto profissional, era um acompanhamento realizado por meio das universidades. Dessa forma, havia estilos diferenciados e informações distintas de um documento para outro. Nesse sentido, o novo meio visa padronizar, além de trazer mais consistência para as organizações na hora de acompanhar o estudante.

Automatize processos

Conforme explicamos, a tecnologia será essencial para que os processos de RH mantenham-se em dia e também possam assegurar que as documentações estejam corretas. Existem vantagens significativas para a automatização de processos no RH. Além de tornar a área mais estratégica, como apresentado mais acima, essa ação contribui para trazer maior segurança de dados, além de otimizar processos e facilitar ainda mais a rotina dos profissionais.

Outro ponto que se destaca como positivo é a melhoria no fluxo das informações, além de acompanhar o desempenho dos colaboradores de forma mais efetiva. Isso sem falar das informações que estarão continuamente atualizadas, sem trazer retrabalho, diminuindo as chances de erros e ainda possibilitando aos colaboradores desempenharem funções mais voltadas para o crescimento da área.

Hoje, cada vez mais as empresas preocupam-se em buscar por soluções que tragam melhorias para a rotina da equipe. O processo de admissão, por exemplo, conta com ferramentas que possibilitam essa etapa no negócio de forma remota, permitindo os novos profissionais a assinarem a documentação digitalmente, além de automatizar a validação de dados e documentos junto ao eSocial e Correios.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre o que é o eSocial, qual é a importância de ficar por dentro desses pontos, além de conferir dicas de como se adaptar. Conforme percebemos, contar com o apoio da tecnologia como aliada e também é essencial nesse momento, uma vez que contribui para mais facilidade no dia a dia de trabalho da equipe e possibilita uma visão mais estratégica.

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