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Documentos necessários para admissão: conheça a lista obrigatória

Matheus Lambertucci Cardoso
  • 27 de março de 2020
  • 4 min de leitura

É fundamental saber quais são os documentos necessários para admissão. Afinal, eles são essenciais dentro de todo processo de contratação dos candidatos, não é mesmo?

Isso porque é por meio deles que o RH consegue formalizar a contratação e ter acesso às informações trabalhistas mais importantes para as demais rotinas. 

Quer saber mais sobre o tema? Então, continue lendo para descobrir quais são os documentos obrigatórios para admissão

Documentos necessários para admissão: por que eles são importantes? 

Todo recém-contratado precisa apresentar diversos documentos pessoais para o RH ou Departamento Pessoal da empresa contratante.

Nesse contexto, vale destacar que a companhia que irá realizar a contratação é responsável por:

  • Enviar e atualizar os dados cadastrais de cada colaborador junto aos órgãos governamentais;
  • Apresentar comprovantes para o governo (caso o funcionário deseje obter benefícios públicos como salário família);
  • Mandar outros documentos, como os relacionados a desconto de Imposto de Renda, e entre outros. 

Com a chegada do e-Social, essa entrega de documentos necessários para admissão é ainda mais importante, já que o sistema unifica uma série de informações solicitadas por diversos órgãos controladores. 

Nesse cenário, é essencial informar que quando a empresa detém as informações, evita riscos de pendências jurídicas por conta de irregularidades apuradas em uma possível fiscalização do Ministério do Trabalho.

Confira também o e-book “Como otimizar o RH da sua empresa com o e-Social?” 

Documentos necessários para admissão: afinal, quais são eles? 

É de extrema importância que todo profissional que esteja em busca de novas oportunidades de trabalho mantenha os documentos obrigatórios para admissão em ordem. Isso agiliza o processo de contratação e o ingresso na nova função.

Conheça agora a lista de documentos para admissão.

  • Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Cópia do RG;
  • Cópia do CPF;
  • Título de eleitor (para maiores de 18 anos) com os comprovantes de votação das três últimas eleições;
  • Inscrição no PIS/Pasep;
  • Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • Comprovante de residência;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Certidão de nascimento (para solteiros) ou de casamento;
  • Cópia de certidão de nascimento ou RG de filhos de até 21 anos;
  • Cópia do CPF de dependentes maiores de 12 anos (filhos, enteados, irmãos, entre outros);
  • Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos (em caso de salário-família);
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se for o caso);
  • Certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  • CNH (apenas quando a função demandar o uso de veículos).

Em paralelo a isso, a empresa deverá encaminhar o futuro colaborador para a abertura de conta-salário no banco designado e aos exames admissionais, para, assim, obter o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

lista de documentos para admissão

Crédito: Unsplash

Agora que você já sabe quais são os documentos para admissão de funcionários, continue lendo para tirar todas as suas dúvidas sobre essa questão! 

Principais dúvidas sobre os documentos para admissão de funcionários

Veja, a seguir, as respostas aos principais questionamentos sobre os documentos obrigatórios para admissão

1. Prazo para retorno dos documentos do trabalhador

De acordo com a Lei 5.553/68, a empresa deve devolver toda a documentação em até cinco dias – sejam os originais ou as cópias autenticadas, uma vez que essas últimas têm o mesmo valor de um documento original.

O registro na CTPS e a sua devolução ao funcionário devem ser feitos em até 48 horas. A carteira deve receber os seguintes registros:

  • Data de admissão;
  • Função;
  • Remuneração;
  • Banco de recolhimento do FGTS;
  • Prazo do contrato (se for o caso).

A empresa deve ainda providenciar a realização do cadastro no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

Neste sentido, é fundamental enfatizar que caso a companhia não observe os prazos, ela estará sujeita à sanção prevista no artigo 53 da CLT: multa de valor igual à metade do salário mínimo regional.

2. Solicitação de declarações sobre dívidas, doenças ou gravidez

Nenhuma empresa pode, segundo a legislação, exigir documentos que possam violar a ética ou gerar qualquer tipo de constrangimento ao profissional, como:

  • Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
  • Exame de HIV;
  • Certidão negativa de ações trabalhistas (que tenha como objetivo comprovar que a pessoa não esteve envolvida em processos trabalhistas);
  • Certidão negativa do Serasa, do SPC ou cartório de protestos (para comprovar a presença de dívidas no nome do futuro colaborador);
  • Certidão de antecedentes criminais.

Existem, contudo, algumas poucas exceções, como no caso dos empregados domésticos (Art.2º, II da Lei nº 5859/72) e de vigilantes (Art. 16, VI da Lei 7102/82), em que é necessário certificar-se da idoneidade do contratado. 

Além disso, no caso de contratações em instituições financeiras e de algumas funções envolvendo o telemarketing, os tribunais permitem a apresentação de alguns desses documentos, uma vez que é preciso garantir a total confiabilidade do funcionário devido ao acesso às informações sigilosas dos clientes.

Foras as exceções acima especificadas, se a empresa insistir em solicitar esse tipo de documento corre risco de sofrer um processo trabalhista e pagar multas elevadas.

3. Como os documentos necessários para admissão devem ser entregues para a empresa

O principal objetivo de recolher esta lista de documentos para admissão é garantir a veracidade dos dados e assegurar que não haja riscos de falsidade ideológica, firmando a relação empregado-empresa.

Por isso, o futuro empregado deve entregar a lista de documentos para admissão à empresa, como cópias simples ou digitais.

Mas se você deseja simplificar e agilizar esse processo, é possível invistir em parcerias inteligentes! 

A Acesso Digital, por meio do Acesso RH, por exemplo, promove o processo de contratação ao contar com uma plataforma baseada em autoatendimento! Assim, os profissionais podem enviar todas as informações e documentos necessários para admissão por meio de um link recebido via SMS e e-mail.

Conheça as vantagens do Acesso RH:

  • Reduz o tempo de admissão, já que é a plataforma de contratação com o menor tempo do Brasil;
  • Centraliza toda a documentação de seus funcionários em uma única plataforma, em tempo real;
  • Proporciona uma verdadeira revolução digital em seu RH, acompanhando as tendências de mercado;
  • Reduz custos com deslocamento e tempo investido (tanto pelo colaborador quanto pela empresa);
  • Evita retrabalhos, pois prepara os dados para a folha de pagamento, acesso a benefícios e demais trâmites integrados ao e-Social;
  • Promove a transparência, pois o sistema dispara atualizações de status para as partes envolvidas. 

Quanta agilidade essa plataforma promove, não é mesmo? Ficou curioso e quer saber mais a respeito? Então, clique aqui e peça sua demonstração

Crédito da foto de capa: Vator

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