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Como driblar a burocracia na contratação de pessoal

Ana Santos
  • 13 de dezembro de 2018
  • 3 min de leitura

Entre registros, licenças e alvarás, é possível abrir uma empresa aqui no Brasil com apenas cinco documentos. Infelizmente não se pode dizer o mesmo sobre a contratação de pessoal – como você pode ver em um dos tópicos a seguir.

Considerando que o Brasil concentra mais de 12 milhões de pessoas sem emprego de carteira assinada, fica fácil imaginar quantas cadeiras vazias – como a da imagem acima – poderiam ser preenchidas caso a contratação de pessoal fosse menos burocrática.

Por sorte, a tecnologia tem ajudado as empresas a tornar esse processo mais ágil – entenda melhor a seguir.

Burocracia na contratação de pessoal impacta a rotina de RH e da empresa

Mesmo com os diversos avanços tecnológicos que têm impactado positivamente o setor de RH, essa ainda é uma área que sofre com o revés da burocracia.

Da contratação de pessoal até o armazenamento de todos os dados e documentos de cada colaborador, a empresa precisa lidar com cerca de 20 documentos distintos.

Tudo isso deve ser analisado, processado, inserido no sistema e só então armazenado – por um período que pode ir de cinco a vinte anos.

Durante a trajetória de cada funcionário na organização, o setor de RH deve ainda cuidar para que todas as suas informações (como casamento, dependentes, mudanças no nome em caso de casamento ou divórcio) permaneçam atualizados.

Informações como afastamentos, licenças, férias e atestados também precisam fazer parte da pasta de cada colaborador.

Uma iniciativa que promete ajudar a desburocratizar a contratação de pessoal e o processamento dos dados dos empregados é o eSocial.

Lançado pelo Ministério do Trabalho, ele promete unificar as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias da empresa.

A plataforma permite o envio de dados digitalmente, centralizando o recebimento das informações em diversos órgãos regulamentares – como a Caixa, Previdência e Receita Federal, por exemplo.

O processo de adaptação das empresas pode ser um pouco complexo, mas as plataformas de gestão de admissão podem facilitar algumas das etapas.

O que atravanca a contratação de pessoal?

A contratação de novos funcionários exige que o RH esteja atento a uma série de etapas.

O número PIS (Programa de Integração Social) é uma das primeiras. Caso o novo funcionário já não possua o seu, é preciso que a empresa faça o registro em uma das agências da Caixa Econômica Federal.

A seguir, é preciso registrar o funcionário no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados). Esta é uma exigência para o controle do Ministério do Trabalho sobre todos os contratados pelo regime da CLT, com o objetivo de garantir os direitos trabalhistas de cada empregado.

Ao fim destas etapas, a empresa deve exigir de cada novo colaborador uma série de documentos relacionados à contratação:

  • CTPS – Carteira de trabalho e Previdência Social;
  • RG – Carteira de identidade;
  • CPF – Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física;
  • Título de Eleitor e os comprovantes de quitação eleitoral das três últimas eleições;
  • Número PIS;
  • Certificado de Reservista, para homens com idade inferior a 45 anos;
  • Cópia de um comprovante de residência;
  • Cópia da certidão de casamento, se for necessário;
  • Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • Declaração de requisição ou rejeição do vale-transporte;
  • Atestado médico admissional, obtido através dos exames realizados em uma clínica de medicina do trabalho indicada pela empresa contratante.

Com todas essas informações em mãos, é preciso elaborar o contrato, prevendo:

  • Regime de contratação;
  • Jornada de trabalho;
  • Duração do contrato;
  • Período de experiência, entre outros.

Por fim, com todos os documentos validados, é preciso enviar os dados para os órgãos governamentais, para controle fiscal, benefícios e outras questões.

Só então o funcionário estará apto para iniciar sua jornada junto à empresa.

Novas tecnologias facilitam a contratação de pessoal

O mercado já oferece hoje plataformas digitais de gestão de pessoal, que auxiliam o RH no cumprimento de todas essas obrigações.

O AcessoRH é um exemplo de ferramenta que otimiza o trabalho do RH, reduz o tempo do processo de contratação e ainda proporciona mais conforto ao futuro colaborador.

Assim que a empresa cadastra o profissional na plataforma, ele recebe um link (via e-mail e SMS) para o envio online de todos os documentos.

A plataforma se encarrega de processar os dados e analisar a consistência das informações, acessando o candidato em caso de alguma incongruência.

Enquanto isso, o RH recebe periodicamente o status do processo – assim como o próprio candidato. Ao fim das etapas, o colaborador está preparado para começar a trabalhar, enquanto o RH recebe os dados corretos e prontos para lançamento em folha de pagamento, benefícios e outras questões – tudo em conformidade com o eSocial.

Dessa forma, um processo que demorava de nove a dez dias pode hoje ser reduzido a três dias no total.

Com o AcessoRH, a contratação de pessoal em sua empresa fica muito mais prática, ágil e transparente. Veja o vídeo a seguir e saiba mais!

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