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Em um mercado tão competitivo, existe a necessidade cada vez maior de buscar por alternativas que possam melhorar a experiência do cliente e, ao mesmo tempo, melhorar os resultados do negócio. Nesse sentido, o excesso de burocracia pode ser prejudicial para a organização, uma vez que traz formalismo para os relacionamentos, é resistente a transformações, além de tornar o atendimento impessoal, justamente pelas muitas etapas em que se passam os processos.
Pensando nisso, é preciso buscar alternativas para reduzi-la. Hoje, com soluções voltadas para as mais distintas alternativas, as demandas de seus profissionais podem ser automatizadas, oferecendo respostas mais ágeis ao seu público.
Neste conteúdo, entenda um pouco mais sobre o tema e tire suas dúvidas!
De acordo com uma pesquisa divulgada pela FIESP, Federação das Indústrias do Estado de São Paulo, 94,7% das empresas brasileiras acredita que o excesso de burocracia dificulta tanto a competitividade do trabalho quanto o desenvolvimento econômico.
Mas por que ela pode ser tão prejudicial para a empresa? Primeiro, vamos a uma retomada histórica da palavra. Normalmente, ela é vinculada ao poder público. O sistema burocrático foi desenvolvido ao longo dos anos visando garantir alguns princípios fundamentais da administração pública, como a eficiência, a equidade e a transparência.
Antes de mais nada, é preciso entender que a burocracia, por si só, não é prejudicial para a empresa. Muito pelo contrário. Ela contribui para evitar gargalos e também para que haja etapas pré-estabelecidas nos mais diversos setores para distintas finalidades. O que é prejudicial é justamente o seu excesso.
Com o objetivo de que as empresas possam atrair mais clientes, conquistar um melhor espaço no mercado e alcançar os resultados almejados, existe a necessidade de usufruir de seus benefícios da burocracia e, ao mesmo tempo, evitar os pontos negativos.
Para se ter uma ideia, um outro levantamento elaborado por Gary Hamel e Michele Zanini, foi descoberto que, apenas nos EUA, o excesso de burocracia leva a uma perda de 3 trihões de dólares no ano. Entre os 32 países que fazem parte da OECD, Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, a perda chega a 9 trilhões.
Conforme percebido, a burocracia em si não é um problema. Existe a necessidade de buscar reduzir o seu excesso. Por essa razão, confira algumas dicas que selecionamos para que se evite essa questão!
Entre as vantagens de oferecer autonomia para a equipe, destacamos algumas das principais:
Incentivar a autonomia deve partir das lideranças. O primeiro passo, por exemplo, é parar de microgerenciar o time de trabalho. Essa microgerência, por si só, já contribui para o excesso de burocracia, além de impossibilitar que as pessoas possam implementar melhorias e trazer modificações para as suas atividades cotidianas.
Além disso, a empresa precisa definir metas que sejam claras para todos. Ao mesmo tempo, que sejam alcançáveis, uma vez que é preciso buscar por motivação e engajamento dos colaboradores. Por fim, a delegação de tarefas deve ser uma prioridade para o time, de modo que todos possam exercer as mais distintas funções — contribuindo para que o trabalho seja descentralizado por toda a equipe.
De nada adianta oferecer autonomia para a sua equipe se os processos internos ainda estão completamente engessados, concorda?
Imagine só a seguinte situação: um colaborador, apesar de contar com incentivo para trazer novas ideias e buscar de forma contínua por melhorias para o seu time, frequentemente se esbarra com obstáculos, como a necessidade de aprovação de líderes, gerentes e diretoria. Consequentemente, isso reduz a motivação, o que impede o desenvolvimento de novas habilidades e da própria organização.
Nesse sentido, é preciso que se faça um diagnóstico para que a empresa avalie o que é realmente necessário para um bom andamento das atividades. Além disso, verifique aquelas etapas de trabalho que não têm muita utilidade para os times, fazendo uma reestruturação completa dos processos.
Algumas perguntas que podem ser respondidas:
Um ponto essencial para a empresa: é preciso que a cultura seja transformada. Conforme observamos, muitas etapas podem ser eliminadas, justamente por frear o desenvolvimento de colaboradores e da empresa. No entanto, se a mentalidade de suas lideranças for de microgerenciadora, por exemplo, de nada adianta eliminar processos que atrapalham os resultados.
Nesse sentido, é preciso se preocupar em transformar a cultura da empresa, de modo que todos entendam sobre a importância da redução de burocracia, avalie os resultados e possa praticar as novas estratégias adotadas a partir de então.
Hoje, as empresas têm acesso cada vez mais a soluções que contribuem para digitalizar seus documentos. Entre as vantagens que isso traz para a organização, destacamos:
Especialmente em um ano no qual as empresas precisaram se adaptar para o trabalho remoto, é impensável falar em redução de burocracia sem mencionarmos sobre o desgaste trazido por grandes arquivos com muitos papéis, não é verdade?
Mas atenção: isso não significa que todos os arquivos devem ser digitalizados. Alguns, claro, ainda precisam ser do modo físico. No entanto, quanto mais materiais puderem ser arquivados em nuvem, melhor para a empresa.
Excesso de burocracia também está relacionada com o alto número de reuniões. Por essa razão, entenda quais delas de fato são necessárias e quais são aquelas que podem ser improdutivas — cujos assuntos facilmente seriam resolvidos por e-mail.
Para otimizar essa atividade, algumas dicas podem ser aplicadas. Entre elas:
Para evitar o excesso de burocracia, não podemos deixar de mencionar a tecnologia como uma importante aliada, não é verdade? O reconhecimento facial, por exemplo, traz ganhos para a empresa que vão além dessa questão. Entenda!
Para os casos de instituições financeiras, há a necessidade de ter um cuidado especial para as transações. Principalmente quando estiver relacionado ao controle de acesso aos dados do usuário, é preciso buscar por estratégias robustas que garantam a segurança de que o serviço é oferecido sem nenhum tipo de prejuízo ao cliente.
Nesse sentido, sem muita burocracia, existe a possibilidade de que os clientes façam essas transações a partir do reconhecimento facial, praticidade que vem sendo adotada até mesmo pelos caixas.
Vamos agora ao exemplo de análise de crédito. Processo essencial para que as empresas reduzam a inadimplência e ao mesmo tempo obtenham clientes que de fato vão conseguir honrar com seus compromissos. Entre as vantagens do processo, destacamos:
No entanto, caso esse processo seja demorado e com muita burocracia envolvida, pode ocasionar em uma insatisfação do cliente. Entenda: imagine só que uma pessoa buscou por um financiamento em duas instituições distintas. Enquanto a primeira trouxe uma resposta ágil, a segunda demorou cerca de 10 dias para oferecer o retorno. Apesar de a segunda oferecer melhores condições, no momento que a resposta veio o cliente já tinha fechado contrato com a primeira alternativa.
Percebeu como esse processo pode prejudicar a experiência do cliente e, consequentemente, reduzir as oportunidades? Nesse caso, ao optar pelo reconhecimento facial, a empresa tem a oportunidade de:
Se você deseja conhecer um pouco mais sobre essas soluções e têm dúvidas sobre como a biometria facial poderá contribuir para evitar o excesso de burocracia, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e saiba mais!
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