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Excesso de burocracia: saiba como evitá-la

Camila Silva
  • 1 de dezembro de 2020
  • 5 min de leitura

Em um mercado tão competitivo, existe a necessidade cada vez maior de buscar por alternativas que possam melhorar a experiência do cliente e, ao mesmo tempo, melhorar os resultados do negócio. Nesse sentido, o excesso de burocracia pode ser prejudicial para a organização, uma vez que traz formalismo para os relacionamentos, é resistente a transformações, além de tornar o atendimento impessoal, justamente pelas muitas etapas em que se passam os processos.

Pensando nisso, é preciso buscar alternativas para reduzi-la. Hoje, com soluções voltadas para as mais distintas alternativas, as demandas de seus profissionais podem ser automatizadas, oferecendo respostas mais ágeis ao seu público.

Neste conteúdo, entenda um pouco mais sobre o tema e tire suas dúvidas!

Por que se preocupar com o excesso de burocracia na empresa?

De acordo com uma pesquisa divulgada pela FIESP, Federação das Indústrias do Estado de São Paulo, 94,7% das empresas brasileiras acredita que o excesso de burocracia dificulta tanto a competitividade do trabalho quanto o desenvolvimento econômico.

Mas por que ela pode ser tão prejudicial para a empresa? Primeiro, vamos a uma retomada histórica da palavra. Normalmente, ela é vinculada ao poder público. O sistema burocrático foi desenvolvido ao longo dos anos visando garantir alguns princípios fundamentais da administração pública, como a eficiência, a equidade e a transparência.

Antes de mais nada, é preciso entender que a burocracia, por si só, não é prejudicial para a empresa. Muito pelo contrário. Ela contribui para evitar gargalos e também para que haja etapas pré-estabelecidas nos mais diversos setores para distintas finalidades. O que é prejudicial é justamente o seu excesso.

Com o objetivo de que as empresas possam atrair mais clientes, conquistar um melhor espaço no mercado e alcançar os resultados almejados, existe a necessidade de usufruir de seus benefícios da burocracia e, ao mesmo tempo, evitar os pontos negativos.

Para se ter uma ideia, um outro levantamento elaborado por Gary Hamel e Michele Zanini, foi descoberto que, apenas nos EUA, o excesso de burocracia leva a uma perda de 3 trihões de dólares no ano. Entre os 32 países que fazem parte da OECD, Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, a perda chega a 9 trilhões.

Como evitar o excesso de burocracia nas empresas?

Conforme percebido, a burocracia em si não é um problema. Existe a necessidade de buscar reduzir o seu excesso. Por essa razão, confira algumas dicas que selecionamos para que se evite essa questão!

Ofereça autonomia para a sua equipe

Entre as vantagens de oferecer autonomia para a equipe, destacamos algumas das principais:

  • aumento do sentimento de realização por parte dos colaboradores;
  • maior responsabilidade para as demandas diárias;
  • atração de mais talentos, uma vez que os profissionais de seu negócio serão propagadores da marca;
  • melhorias dos resultados;
  • possibilidade de desenvolver novas habilidades, justamente por trazer novos desafios aos colaboradores;
  • melhorias para a eficiência dos times;
  • maior incentivo para a capacitação dos colaboradores.

Incentivar a autonomia deve partir das lideranças. O primeiro passo, por exemplo, é parar de microgerenciar o time de trabalho. Essa microgerência, por si só, já contribui para o excesso de burocracia, além de impossibilitar que as pessoas possam implementar melhorias e trazer modificações para as suas atividades cotidianas.

Além disso, a empresa precisa definir metas que sejam claras para todos. Ao mesmo tempo, que sejam alcançáveis, uma vez que é preciso buscar por motivação e engajamento dos colaboradores. Por fim, a delegação de tarefas deve ser uma prioridade para o time, de modo que todos possam exercer as mais distintas funções — contribuindo para que o trabalho seja descentralizado por toda a equipe.

Revise a estrutura dos processos internos

De nada adianta oferecer autonomia para a sua equipe se os processos internos ainda estão completamente engessados, concorda?

Imagine só a seguinte situação: um colaborador, apesar de contar com incentivo para trazer novas ideias e buscar de forma contínua por melhorias para o seu time, frequentemente se esbarra com obstáculos, como a necessidade de aprovação de líderes, gerentes e diretoria. Consequentemente, isso reduz a motivação, o que impede o desenvolvimento de novas habilidades e da própria organização.

Nesse sentido, é preciso que se faça um diagnóstico para que a empresa avalie o que é realmente necessário para um bom andamento das atividades. Além disso, verifique aquelas etapas de trabalho que não têm muita utilidade para os times, fazendo uma reestruturação completa dos processos.

Algumas perguntas que podem ser respondidas:

  • os processos da empresa contam com um tempo de resposta adequado?
  • O processo envolve mais pessoas do que de fato seria necessário?
  • Esse processo impacta meus profissionais de forma negativa?
  • As ações padronizadas levam a um aumento ou a uma redução de produtividade?

Transforme a cultura da empresa

Um ponto essencial para a empresa: é preciso que a cultura seja transformada. Conforme observamos, muitas etapas podem ser eliminadas, justamente por frear o desenvolvimento de colaboradores e da empresa. No entanto, se a mentalidade de suas lideranças for de microgerenciadora, por exemplo, de nada adianta eliminar processos que atrapalham os resultados.

Nesse sentido, é preciso se preocupar em transformar a cultura da empresa, de modo que todos entendam sobre a importância da redução de burocracia, avalie os resultados e possa praticar as novas estratégias adotadas a partir de então.

Evite a papelada

Hoje, as empresas têm acesso cada vez mais a soluções que contribuem para digitalizar seus documentos. Entre as vantagens que isso traz para a organização, destacamos:

  • acesso facilitado a qualquer momento;
  • possibilidade de fazer as edições dos documentos de forma totalmente online;
  • chances reduzidas de perder os arquivos;
  • redução de custos;
  • empresa focada na sustentabilidade;
  • melhor controle sobre quem pode ou não acessar as informações;
  • economia de espaço; entre outras.

Especialmente em um ano no qual as empresas precisaram se adaptar para o trabalho remoto, é impensável falar em redução de burocracia sem mencionarmos sobre o desgaste trazido por grandes arquivos com muitos papéis, não é verdade?

Mas atenção: isso não significa que todos os arquivos devem ser digitalizados. Alguns, claro, ainda precisam ser do modo físico. No entanto, quanto mais materiais puderem ser arquivados em nuvem, melhor para a empresa.

Procure diminuir o número de reuniões

Excesso de burocracia também está relacionada com o alto número de reuniões. Por essa razão, entenda quais delas de fato são necessárias e quais são aquelas que podem ser improdutivas — cujos assuntos facilmente seriam resolvidos por e-mail.

Para otimizar essa atividade, algumas dicas podem ser aplicadas. Entre elas:

  • marcar reuniões que tenham horário de início e de término;
  • contar com uma pauta prévia para as reuniões;
  • realizar de forma contínua uma comunicação direta com os responsáveis por decisões simples antes de marcar uma reunião com toda a equipe;
  • convidar apenas os profissionais que estejam diretamente ligados à pauta da reunião.

Como a tecnologia pode trabalhar como uma aliada para reduzir o excesso de burocracia?

Para evitar o excesso de burocracia, não podemos deixar de mencionar a tecnologia como uma importante aliada, não é verdade? O reconhecimento facial, por exemplo, traz ganhos para a empresa que vão além dessa questão. Entenda!

Praticidade nas transações

Para os casos de instituições financeiras, há a necessidade de ter um cuidado especial para as transações. Principalmente quando estiver relacionado ao controle de acesso aos dados do usuário, é preciso buscar por estratégias robustas que garantam a segurança de que o serviço é oferecido sem nenhum tipo de prejuízo ao cliente.

Nesse sentido, sem muita burocracia, existe a possibilidade de que os clientes façam essas transações a partir do reconhecimento facial, praticidade que vem sendo adotada até mesmo pelos caixas.

Otimização de processos

Vamos agora ao exemplo de análise de crédito. Processo essencial para que as empresas reduzam a inadimplência e ao mesmo tempo obtenham clientes que de fato vão conseguir honrar com seus compromissos. Entre as vantagens do processo, destacamos:

  • maior segurança para a empresa;
  • melhor compreensão dos riscos;
  • melhor monitoramento dos resultados;
  • maior equilíbrio financeiro para a empresa; entre outros.

No entanto, caso esse processo seja demorado e com muita burocracia envolvida, pode ocasionar em uma insatisfação do cliente. Entenda: imagine só que uma pessoa buscou por um financiamento em duas instituições distintas. Enquanto a primeira trouxe uma resposta ágil, a segunda demorou cerca de 10 dias para oferecer o retorno. Apesar de a segunda oferecer melhores condições, no momento que a resposta veio o cliente já tinha fechado contrato com a primeira alternativa.

Percebeu como esse processo pode prejudicar a experiência do cliente e, consequentemente, reduzir as oportunidades? Nesse caso, ao optar pelo reconhecimento facial, a empresa tem a oportunidade de:

  • reduzir fraudes de identidade;
  • agilizar o processo de onboarding dos novos clientes;
  • eliminar custos com as mesas de análises;
  • reduzir custos com outras ferramentas anti-fraude, uma vez que essa será suficiente para o negócio;
  • aumentar, consequentemente, a conversão de vendas;
  • ter respostas instantâneas; entre outras.

Se você deseja conhecer um pouco mais sobre essas soluções e têm dúvidas sobre como a biometria facial poderá contribuir para evitar o excesso de burocracia, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e saiba mais!

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